Onderwerpen in deze nieuwsbrief:

• Gemeente Alkmaar beheert archeologisch rijkdom in Atlantis
• De visuele stamboom weergave van de gemeente Emmen
• Terugblik kennissessie Grip op Dataveiligheid
• De nieuwe Archiefwet vanaf 2027
• Volg DEVENTit op LinkedIn

Gemeente Alkmaar beheert archeologisch rijkdom in Atlantis

Hoewel de samenwerking vorig jaar officieel van start ging, hebben we dit succes nog niet eerder publiekelijk gedeeld. En dat terwijl er achter de schermen op dit moment al grote stappen worden gezet! De gemeente Alkmaar, een stad met een enorme archeologische rijkdom, gaat haar archeologische projecten en vondsten in Atlantis beheren. De keuze van Alkmaar viel op Atlantis vanwege de specifieke inrichting van onze archeologiemodule. Deze is namelijk zo opgebouwd dat het zowel voor het veldbeheer als voor het depotbeheer kan worden ingezet.

Wat de inzet in Alkmaar zo effectief maakt, is de manier waarop de module complexe data structureert. Van projectomschrijvingen en sporen tot de vondsten zelf; alles wordt in onderlinge samenhang beschreven in een multimediaal dossier. Hierin zijn digitale tekeningen, foto’s en alle relevante onderzoeksdocumenten direct gekoppeld aan de objecten. Omdat het informatiemodel naadloos aansluit op de landelijke standaarden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, is Alkmaar verzekerd van een toekomstbestendige opzet. Zij gaan dit realiseren door Linked Open Data (LOD) toe te passen. Hiermee wordt de archeologische informatie getransformeerd naar een netwerk van machineleesbare links, zodat de data in de toekomst moeiteloos kan worden verbonden met andere nationale en internationale erfgoedbronnen.

Dit project levert de gemeente direct grote voordelen op in de dagelijkse praktijk, wat zij zelf krachtig samenvatten: “Onze archeologen kijken er enorm naar uit om tijdens het veldwerk de vondsten direct in het beheersysteem te registreren. Dat scheelt niet alleen werk voor later, maar zorgt er ook voor dat ik als depotbeheerder veel efficiënter kan werken.”

Voor ons bij Atlantis is deze samenwerking het bewijs dat onze module precies de functionaliteit biedt die een grote gemeente nodig heeft om veldwerk en depotbeheer samen te brengen. We kijken dan ook uit naar een succesvolle implementatie van het project.

De visuele stamboom weergave van de Gemeente Emmen

Bij DEVENTit bouwen we al jaren met veel plezier aan de mooiste erfgoedwebsites voor onze klanten. MDe gemeente Emmen gebruikt Atlantis voor het volledige beheer en de ontsluiting van hun omvangrijke archieven. Om de drempel voor historisch onderzoek te verlagen, zochten zij naar een manier om persoonsgegevens uit akten niet alleen op te slaan, maar ook direct visueel inzichtelijk te maken. Hiervoor hebben wij een geavanceerde pagina ontwikkeld die data automatisch vertaalt naar een interactieve stamboom. In dit overzicht wordt de geselecteerde persoon gehighlight en worden alle relaties direct getoond: ouders, schoonouders en grootouders verschijnen boven de persoon, de echtgenoot wordt daarnaast getoond en de kinderen worden onder de persoon geplaatst. Een specifiek icoon tussen twee personen maakt een huwelijk direct duidelijk, terwijl iedere persoon in de boom aanklikbaar is voor detailinformatie en de exacte bron akte. 

Dit project levert de gemeente Emmen grote voordelen op in hun publieke dienstverlening. Het maakt hun aktes en registers visueel toegankelijk voor een breed publiek en bespaart onderzoekers uren aan handmatig uitzoekwerk om familiebanden in kaart te brengen. De website fungeert hierdoor niet langer als een statische database, maar als een dynamisch hulpmiddel dat de historie van de gemeente direct begrijpelijk maakt. 

Gemeente Emmen zegt hier zelf het volgende over:

”Om deze visuele toegankelijkheid op hierkomjijweg.nl te realiseren, wordt er veel werk verricht in Atlantis. De persoonsregistratie zorgt ervoor dat iedere persoon slechts één keer in de database wordt opgenomen. Door vervolgens relaties tussen personen vast te leggen, worden familiebanden inzichtelijk gemaakt. Daarnaast worden relaties gelegd tussen personen en de aktes waarin zij worden genoemd. Hierdoor ontstaat een overzicht van alle bronnen waarin een persoon voorkomt. Het vele werk dat hiervoor nodig is, wordt gedaan met behulp van vrijwilligers en zal in de nabije toekomst verder worden ondersteund door middel van Crowdsourcing.”

Wij zijn er trots op dat Atlantis de motor is achter deze weergave bij de gemeente Emmen. Door dit project op dit niveau te realiseren, versterken wij onze rol als de innovatieve partner die de standaard zet voor de hele sector.

Terugblik kennissessie Grip op Dataveiligheid

Dat dataveiligheid een uiterst actueel en belangrijk onderwerp is, bleek afgelopen week wel tijdens onze digitale themamiddag. Het bestuur van de Atlantis Gebruikersgroep organiseerde deze sessie in nauwe samenwerking met DEVENTit, en met succes: bijna 70 Atlantis-gebruikers keken live mee. Tijdens deze interactieve middag kregen de deelnemers een diepgaand en waardevol kijkje achter de schermen over hoe DEVENTit de veiligheid, de opslag en het beheer van data in de praktijk waarborgt.

De aftrap werd verzorgd door Ben Boortman (FEHAC). Namens de gebruikers verwoordde hij op scherpe wijze de vragen en zorgen die er momenteel leven rondom databeheer en privacy. Dit vormde de perfecte opmaat voor de presentatie van DEVENTit, waarin direct met deze praktijkvragen aan de slag werd gegaan.

Vervolgens nam DEVENTit de aanwezigen mee langs de belangrijkste pijlers van een veilige data-omgeving. Er werd uitgebreid stilgestaan bij hosting en beschikbaarheid om de stabiliteit van de systemen te garanderen, net als de manier waarop actuele digitale bedreigingen worden aangepakt. Daarnaast was er veel aandacht voor een veilige gegevensverwerking conform de privacywetgeving, en werd helder uitgelegd hoe de procedures rondom exit en continuïteit zijn ingericht om de dienstverlening ook voor de lange termijn te waarborgen.

We kijken terug op een zeer geslaagde en constructieve middag. Dankzij een kijkje in de keuken te hebben verschaft aan onze gebruikers hebben zij nu een flink stuk duidelijkheid en extra vertrouwen kunnen geven over de achterliggende processen.

Smaakt dit naar meer? Het bestuur wil in de toekomst vaker van dit soort themasessies organiseren. Heb jij een goed idee of een suggestie voor een volgend onderwerp? Laat het ons dan zeker weten! 

De nieuwe Archiefwet vanaf 2027

Per 1 januari 2027 treedt de nieuwe Archiefwet in werking. Een belangrijke wijziging is de verkorting van de wettelijke overbrengingstermijn van overheidsinformatie van twintig naar tien jaar. Hierdoor worden archieven eerder overgebracht naar een archiefdienst en komt de toegankelijkheid van deze informatie ook eerder in beeld.

Voor organisaties betekent dit dat zij tijdig inzicht moeten hebben in welke informatie openbaar is en voor welke informatie eventueel wettelijke beperkingen op de openbaarheid gelden. Een zorgvuldige vastlegging van deze beperkingen en de duur daarvan ondersteunt een goede uitvoering van de nieuwe Archiefwet.

Dit stelt hoge eisen aan de informatiehuishouding. Atlantis ondersteunt organisaties bij het vastleggen en beheren van openbaarheidsbeperkingen binnen hun digitale archieven. Daarbij kunnen de redenen voor een beperking en de duur ervan zorgvuldig worden geregistreerd.

Op basis van deze vastgelegde informatie ondersteunt Atlantis het beheer van de toegankelijkheid van archiefstukken.

Met deze inrichting ondersteunt Atlantis organisaties bij de uitvoering van de nieuwe Archiefwet en helpt het om inzicht en controle te behouden over de toegankelijkheid van archiefinformatie.

Volg DEVENTit op LinkedIn

Jullie collecties vormen ons collectieve geheugen en verdienen de beste digitale bescherming. Vanwege de toenemende (cyber)dreigingen en de opkomst van AI organiseren wij, in samenwerking met het bestuuWist je dat we sommige updates tegenwoordig eerder op LinkedIn delen dan in onze nieuwsbrief?
Daar vind je onze nieuwste projecten, ontwikkelingen binnen Atlantis en voorbeelden uit de praktijk.
Op LinkedIn delen we regelmatig korte updates en inzichten die je helpen op de hoogte te blijven van wat er bij ons speelt.

Wil je niets missen? Volg ons op LinkedIn en blijf automatisch op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.