Over het beheren van collecties in Atlantis
Atlantis biedt een open en modulair collectiemanagement systeem die specifiek is ontworpen voor het professionele beheer van uiteenlopende archief- en erfgoedcollecties. De oplossing garandeert dat de collecties overzichtelijk en efficiënt wordt beheert.
Registreren en beheren van collecties
Atlantis is hét webbased collectieregistratiesysteem voor beheer van archief- en erfgoedcollecties. Het platform sluit aan bij (inter)nationale standaarden, is volledig naar wens configureerbaar en ondersteunt het gebruiken en publiceren van Linked Open Data.
Een breed scala aan collecties variërend van archieven, objecten en beeldcollecties tot handgeschreven en gedrukte bronnen, bouwdossiers, akten en registers kunnen met Atlantis beheerd worden. Atlantis is een multimediaal collectiemanagementsysteem waarin afbeeldingen, audio/video en documenten gekoppeld worden. Dankzij geïntegreerde mediaviewers zijn deze bestanden direct te bekijken.
Deze collectiebeheeroplossing wordt gehost in Nederland op eigen hardware van DEVENTit. De omgeving, bestanden en backups worden gespiegeld opgeslagen op twee fysiek gescheiden locaties en optioneel een derde cloud locatie. DEVENTit is ISO27001, ISO9001, ISO14001 en NIS2 gecertificeerd.
Gebruikersvriendelijk en overzichtelijk
Dankzij de intuïtieve interface van ons collectiebeheersysteem gebeurt het aanmaken en aanpassen van records via een overzichtelijke beheeromgeving. Op basis van rechten is geregeld wat de gebruiker ziet en kan binnen de omgeving. Atlantis ondersteunt bulkmutaties en voorziet in import- en exportfuncties. Daarnaast zorgen de uitgebreide zoekmogelijkheden ervoor dat benodigde informatie snel gevonden is.
Flexibel en aanpasbaar
Het collectieregistratiesysteem Atlantis is flexibel in te richten zonder tussenkomst van consultants of ontwikkelaars via de Configuratie Cockpit. Binnen deze interface worden aanpassingen naar eigen inzicht doorgevoerd. Denk aan eigen het samenstellen van eigen invoerschermen en rapporten, het instellen van autorisaties en het definiëren van relatiemogelijkheden.
Use cases
Blader door verschillende onderwerpen die betrekking hebben op het registreren en beheren van collecties in Atlantis:
Beheer en configureer thesauruslijsten centraal. Koppel met externe thesauri zoals NDE Termennetwerk, AAT en Wikidata.
Houd met Full Audit exact bij welke wijzigingen er door wie zijn doorgevoerd binnen Atlantis.
Richt depotlocaties volledig naar eigen wens in en koppel objecten aan plekken voor direct inzicht in de afmetingen, bezetting en opslagcapaciteit.
Atlantis regelt via autorisatieprofielen en beperkingsdata die per record bepalen welke velden of multimedia wanneer zichtbaar zijn voor het publiek.
Atlantis kan koppelen met een e-Depot naar keuze. Dat betekent dat wij zowel kunnen ingesten als data kunnen ophalen voor publicatie.
Binnen Atlantis leg je de specifieke auteursrechtelijke status en gebruiksbeperkingen van een object vast, zodat het systeem automatisch regelt of een scan getoond mag worden en of er een watermerk of inlogvereiste van toepassing is.
Documenten voorzien van OCR zijn door Atlantis volledig op inhoud doorzoekbaar. Wanneer een zoekterm gevonden is wordt er hit-highlighting toegepast en wordt het bestand op de juiste pagina geopend.
Zoek objecten eenvoudig op via de kaart met behulp van coördinaten of adresinformatie en bekijk direct de exacte locatiegegevens.
Atlantis integreert externe AI tools voor o.a. transcriberen van handgeschreven document en voor beeldtagging.
De hiërarchische boomstructuur in Atlantis faciliteert de navigatie door archiefschema’s door de logische samenhang tussen archiefblokken, series en inventarisnummers dynamisch te ontsluiten.
FAQ
Veelgestelde vragen over het registreren en beheren van collecties, voorzien van een beknopt antwoord. Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op.
Is Atlantis ook een DAM systeem?
Atlantis biedt de mogelijkheid om digitale bestanden zoals beeldmateriaal op te slaan bij de relevante records. Aanvullend wordt een specifieke DAM module aangeboden waardoor digitale bestanden bij elkaar opgeslagen en teruggevonden kunnen worden. Vervolgens wordt een bestand uit de DAM module via een relatie gekoppeld aan de relevante objecten.
Kan ik zoeken met wildcards of jokertekens?
Atlantis biedt uitgebreide zoekmogelijkheden. Zowel het zoeken met wildcards, jokertekens als spellingsvarianten wordt ondersteund.
Is het maken en opslaan van back-ups onderdeel van de dienstverlening?
Ja, er wordt een uitgebreide back-up strategie gehanteerd waarbij backups tot 6 maanden lang bewaard worden.
Waar is de handleiding van Atlantis te vinden?
Binnen de beheeromgeving wordt op iedere pagina een helpknop getoond. Daarnaast vind je op het startscherm van de Atlantis omgeving de volledige handleiding inclusief de mogelijkheid om deze in PDF te downloaden.
Hoe werkt de overgang van mijn huidige systeem naar Atlantis?
Onze ontwikkelaars hebben uitgebreide ervaring met conversies uit externe systemen zoals Mais-Flexis, Vitec Memorix en Adlib / Axiell. Daarnaast kunnen wij ondersteunen in het overzetten van gegevens uit CSV of Excel bestanden. Ook is er expertise in het overzetten van verouderde databases naar Atlantis.
Hoe worden wijzigingen binnen de applicatie bijgehouden?
Dankzij de dienst Full Audit Trail worden alle handelingen van gebruikers bijgehouden en is er de mogelijkheid om deze wijzigingen terug te draaien.
Laat je e-mail achter en ontvang meer informatie over Atlantis Collectiebeheer