Over het beheren van dossiers in Atlantis
Atlantis biedt met de module Dossierbeheer een complete archiefoplossing voor dossiers zoals bouwdossiers en zaakdossiers. Geboden wordt een hiërarchisch metadatamodel om dossiers overzichtelijk en efficiënt te bewaren en raadpleegbaar te maken.
Dossiers
Een professionele archiefoplossing is essentieel voor het efficiënt ordenen, bewaren en terugvinden van informatie. Breng afgesloten dossiers uit verschillende systemen samen in één archiefoplossing of realiseer een oplossing om bouwdossiers beschikbaar te stellen aan medewerkers en het publiek.
Naast het bewaren en toegankelijk maken van van documenten biedt Atlantis de mogelijkheid om de samenhang tussen verschillende stukken informatie inzichtelijk te maken. Zo worden series, dossiers en documenten op ieder niveau beschreven en kunnen op ieder niveau bijlagen gekoppeld worden. Op basis van rechten en autorisatie wordt bepaald welke gebruikers toegang hebben tot welke stukken. Dit kunnen ook tijdelijke toegangen zijn. Dossiers worden veelal opgehaald uit externe systemen zoals zaaksystemen en e-Depots. Dankzij slimme koppelingen haalt Atlantis deze gegevens op, of levert data aan deze externe systemen.
Bouwdossiers
Bouwdossiers vormen voor veel archiefdiensten en gemeenten de meest opgevraagde collectie. Atlantis transformeert statische bouwdossiers tot een dynamische, raadpleegbare informatiebron en brengt de set aan document samen in één logische structuur. Constructietekeningen, blauwdrukken, vergunningsaanvragen, correspondentie en bijlagen. Dankzij een koppeling met BAG beschikt Atlantis altijd over actuele adresgegevens en kaartlocaties. Door bouwdossiers online beschikbaar te stellen of digitaal aanvraagbaar te maken, vermindert de druk op studiezalen en balies aanzienlijk.
Dienstverlening
Met Atlantis maakt u de dossiers niet alleen vindbaar, maar ook direct toegankelijk. Dankzij de geïntegreerde publieksdiensten kunnen bezoekers vanuit hun eigen huiskamer openbare dossiers inzien, scans direct bekijken of downloaden. Adresgebaseerde dossiers zoals bouwdossiers kunnen via een kaart gezocht en gevonden worden. Voor niet-digitaal beschikbare dossiers die wel als openbaar aangemerkt zijn, kan direct een inzage afspraak gepland worden of er wordt een verzoek voor scanning on demand gedaan. Dit resulteert in een kortere doorlooptijd voor aanvragers en een aanzienlijke verlichting van de werkdruk voor medewerkers. Zo transformeert het archief van een statische bewaarplaats naar een moderne, digitale servicebalie.
Use cases
Blader door verschillende thema's die betrekking hebben op het registreren en beheren van dossiers in Atlantis.
De BAG koppeling transformeert historische adressen automatisch naar exacte kaartlocaties door ze te verrijken met officiële, landelijke gebouwgegevens.
Atlantis kan koppelen met een e-Depot naar keuze. Dat betekent dat wij zowel kunnen ingesten als data kunnen ophalen voor publicatie.
Bezoekers kunnen via een geïntegreerde winkelwagenfunctie eenvoudig inzage aanvragen, het doen van uitleningen en het bestellen van reproducties.
Collecties uit systemen van derden komen via Atlantis samen om gezamenlijk aangeboden te kunnen worden aan collega's of het publiek.
Houd met Full Audit exact bij welke wijzigingen er door wie zijn doorgevoerd binnen Atlantis.
Zoek objecten eenvoudig op via de kaart met behulp van coördinaten of adresinformatie en bekijk direct de exacte locatiegegevens.
Bezoekers kunnen online scans aanvragen en direct afrekenen, waarna deze verzoeken automatisch worden gebundeld voor een efficiënte verwerking door de scanpartij.
FAQ
Veelgestelde vragen over het registreren en beheren van dossiers, voorzien van een beknopt antwoord. Staat je vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op.
Kunne er verschillende soorten dossiers in één omgeving beheert worden?
Ja. Atlantis is flexibel ingericht waardoor per dossiersoort een eigen metadataschema en autorisatieniveau ingesteld kan worden.
Hoe wordt de privacy (AVG) gewaarborgd bij het online publiceren van dossiers?
Binnen de module kunnen openbaarheidsbeperkingen op verschillende niveaus ingesteld worden (collectie, dossier of individueel document). Daarnaast ondersteunt Atlantis workflows waarbij privacygevoelige gegevens (zoals BSN-nummers of handtekeningen) in documenten kunnen worden afgeschermd voordat ze voor het publiek zichtbaar worden gemaakt.
Kan Atlantis omgaan met hybride dossiers (deels fysiek, deels digitaal)?
Ja. Voor elk dossier kan een fysieke locatie (depot, stelling, doos) worden vastgelegd. Dit is ideaal voor organisaties die in een overgangsfase zitten naar volledig digitaal werken. Zo ontstaat één centrale index voor zowel het papieren archief als de digitale bestanden.
Hoe worden technische tekeningen van groot formaat getoond in de browser?
Atlantis maakt gebruik van een high-performance mediaviewer die grote bestanden (zoals TIFF- of PDF-bouwtekeningen) snel en scherp rendert. Gebruikers kunnen diep inzoomen op details zonder het hele bestand te hoeven downloaden, wat essentieel is voor het raadplegen van complexe constructietekeningen.
Kan ik de publieksomgeving voor dossiers aanpassen aan onze eigen huisstijl?
Absoluut. De publieksinterface van Atlantis is volledig te configureren in de look-and-feel van uw organisatie. Dit zorgt voor een naadloze ervaring voor de burger die vanaf de gemeentelijke website doorklikt naar het dossierarchief.
Bestaat er in plaats van een publieksomgeving ook een raadpleegomgeving voor medewerkers?
Technisch gezien zijn een publieksomgeving als een raadpleegomgeving voor medewerkers dezelfde oplossing. Het verschil zit hem in de gebruiker. Wanneer een medewerker inlogt (bij voorkeur via Single Sign-on) geeft de omgeving toegang tot de stukken waar deze medewerker de autorisatie toe heeft.
Laat je e-mail achter en ontvang meer informatie over Atlantis Collectiebeheer